O Sistema Unificado de Administração Pública (Suap) adicionou uma nova funcionalidade que permite a pessoas externas ao IFSP assinarem documentos eletrônicos gerados na instituição.

Este é um avanço para o IFSP, dado que há documentos eletrônicos que exigem a assinatura de pessoas que não pertencem à instituição e estes agora podem ser assinados de forma 100% digital. Vale ressaltar que essa assinatura tem validade legal, conforme o Decreto n.º 10.453/2020. 

Com o início do distanciamento social em decorrência da pandemia do Covid-19, os câmpus começaram a demandar a viabilização de ferramentas eletrônicas para a assinatura de documentos. Assim, teve início uma série de discussões entre a equipe de TI, o IFSP Digital e representantes das Pró-Reitorias de modo a viabilizar o procedimento.

Com o empenho da área de Tecnologia da Informação (TI), foi possível desenvolver no próprio Suap uma ferramenta capaz de cadastrar pessoas externas e habilitá-las a assinarem documentos eletrônicos. Para garantir a exclusividade de destinação do Suap às finalidades institucionais e segurança das informações nele contidas, foi publicada a Portaria n.º 1.621/2021, o documento deve ser seguido por todos os usuários do Suap sejam eles estudantes, servidores, terceirizados ou pessoas externas à instituição. 

Orientações para cadastro de pessoas externas - Suap

Documentos eletrônicos de estágio

No início do segundo semestre de 2020, a Pró-reitoria de Extensão (PRX) e a Coordenadoria de Extensão do Câmpus Avaré, em um esforço conjunto, começaram a discutir, atualizar e cadastrar os documentos físicos de estágio como modelos eletrônicos no Suap. A ideia era permitir que, ao menos, os alunos e os servidores do IFSP pudessem assiná-los eletronicamente, já que ainda não era possível que as pessoas externas o fizessem. À época, os câmpus foram orientados a encaminhar via mensagem eletrônica os documentos eletrônicos aos representantes das unidades concedentes para que os assinassem manualmente.

A iniciativa permite que os coordenadores de Extensão/coordenadores de Estágio possam cadastrar os representantes legais das concedentes, os supervisores de estágio e os responsáveis legais, pelo aluno menor de idade, para que eles assinem os documentos eletrônicos. 

O Grupo de Trabalho integrado por servidores da Pró-reitoria de Extensão (PRX) e das Coordenadorias de Extensão dos Câmpus Avaré, Presidente Epitácio e Sertãozinho têm se dedicado a aprimorar os fluxos relacionados às etapas de formalização, desenvolvimento e finalização dos estágios. 

Com o início do cadastro de pessoas externas que participam do processo de estágio, a PRX e o IFSP Digital esperam incentivar que as Coordenadorias de Extensão/Coordenadorias de Estágio que ainda utilizam os documentos físicos de estágio passem a adotar os documentos eletrônicos, esse novo passo na modernização tecnológica e administrativa do IFSP facilita e simplifica o trabalho desenvolvido por elas, além de contribuir com a sustentabilidade ambiental.